1. Jouw privacy is belangrijk

Je privacy is belangrijk voor ons. We willen jouw persoonsgegevens op een integere, wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. In dit document, ons privacy beleid, leggen we je uit hoe de verwerking gebeurt en om welke persoonsgegevens het gaat. Het begrip verwerking omvat o.a. verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of ze op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen We hebben het over jou als (toekomstige) klant van ons bedrijf, als deelnemer aan onze events, een andere betrokkene of een persoon bij een organisatie die met ons in contact staat.

1.1 Vooraf

We raden je aan om dit document goed te lezen zodat je weet waarom en waarvoor we jouw persoonsgegevens verwerken. Daarbij vind je jouw rechten en hoe je deze kan uitoefenen. We kunnen ons privacy beleid aanpassen. De meest recente versie is terug te vinden op onze website: https://www.zoute-events.be.

1.2 Wie zijn we?

Zoute Events is actief in België en gelegen in de Natiënlaan 125 te 8300 Knokke-Heist en is de verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

1.3 Hoe kan u ons bereiken?

Als je vragen hebt over jouw privacy of je wil jouw privacy-instellingen aanpassen of je recht uitoefenen dan kan je ons bereiken op de volgende manieren:

1.4 De leidende toezichthoudende autoriteit van Zoute Events

Voor Zoute Events is de Belgische toezichthoudende autoriteit de leidende autoriteit: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel +32 (0)2 274 48 00 / Contact@apd-gba.be

2. Jouw recht op privacy

Je hebt heel wat rechten bij de verwerking van jouw persoonsgegevens. Wanneer Zoute Events jouw toestemming vraagt dan kan je die toestemming altijd intrekken.

2.1 Je mag jouw persoonsgegevens inzien

Je hebt het recht om inzage te krijgen van de persoonsgegevens die wij over jou verwerken, de doelstelling van de verwerking, waar we de gegevens vandaan hebben gehaald en wie de gegevens ontvangt. Je kan in dit geval ook vernemen hoe lang we de gegevens bewaren en of we van plan zijn om de gegevens naar een land buiten de Europese Unie te versturen. De gevraagde informatie bezorgen we je schriftelijk of elektronisch binnen een redelijke termijn.

2.2 Je kan je gegevens laten verbeteren/vervolledigen

Het kan gebeuren dat de gegevens die we van jou verwerken niet (meer) correct zijn. Je kunt altijd vragen om de onjuiste gegevens te laten verbeteren of aan te vullen met de ontbrekende gegevens.

2.3 Recht op het wissen

Als je denkt dat we de persoonsgegevens onrechtmatig verwerken dan kun je vragen om deze persoonsgegevens te laten wissen. Dit verzoek tot het wissen van persoonsgegevens kan door Zoute Events geweigerd worden, wanneer dit gerechtvaardigd is. Voorbeelden zijn het uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering of omwille van een wettelijke plicht tot het bijhouden van bepaalde gegevens.

2.4 Recht op het beperken van persoonsgegevens

Je kan ons vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken wanneer je vermoedt dat de gegevens onjuist zijn, de verwerking onrechtmatig is of indien je niet akkoord bent dat we de gegevens verwerken onder ons gerechtvaardigd belang (zie artikel 3.3). Dit verzet zullen we inwilligen tenzij er dwingende redenen zijn om dit niet te doen bijvoorbeeld ter voorkoming van fraude, wanbetalingen.

2.5 Recht om bezwaar in te dienen

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. De verwerking wordt dan gestopt, tenzij het verwerken nodig is voor de eerbiediging van de sociale en fiscale wetgeving, de belangen van een derde behartigen of met het oog op de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

2.6 Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Je kan ons vragen om te vragen om de persoonsgegevens die je aan ons gegeven hebt aan een derde partij over te dragen.

2.7 Recht om klacht in te dienen

Ga je niet akkoord met ons standpunt dan kan je je richten tot de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. Je kan daar ook klacht neerleggen. De contactgegevens vind je terug in 1.4

2.8 Identificatie van de aanvrager

Je kan de uitvoering van jouw rechten op de verwerking van je persoonsgegevens uitoefenen mits een schriftelijk aanvraag

  • via een brief op het adres Natiënlaan, 125 te 8300 Knokke-Heist
  • per e-mail op het e-mailadres info@zoute-events.be

Wees altijd zo specifiek mogelijk als je je rechten wil laten uitoefenen. Zo kunnen we jouw aanvraag correct uitoefenen. Om te vermijden dat iemand anders jouw rechten uitoefent, willen we jouw identiteit zo goed mogelijk controleren. Vandaar dat de aanvraag altijd dient vergezeld dient te zijn van een document dat bewijst dat de identiteit van de aanvrager overeenstemt met jouw identiteit. Dit kan door een kopie van jouw identiteitskaart bij de aanvraag te voegen. Maak dan wel even uw pasfoto en identiteitskaartnummer (e.d.) zwart, ter bescherming van uw privacy Wanneer we van oordeel zijn dat het afgeleverde document onvoldoende bewijs levert, informeren wij je. We behouden ons het recht om niet in te gaan op de aanvraag tot er een voldoend bewijs afgeleverd wordt.

3. Waarom willen we jouw persoonsgegevens verwerken?

3.1 Zoute Events moet wettelijke verplichtingen naleven

Wij zijn in sommige gevallen wettelijk verplicht om uw persoonsgegevens te verwerken. Hierbij sommen we de belangrijkste op:

  • fiscaal en handelsrecht
  • je identiteit verifiëren tijdens onze events.
  • de mogelijkheid bestaat dat wij genoodzaakt zijn om persoonsgegevens te verstrekken aan autoriteiten of andere derden. Bijvoorbeeld als dit noodzakelijk is in verband met een wettelijke verplichting of voor de uitvoering van een taak van openbaar belang.

3.2 Zoute Events moet zijn contract met jou kunnen uitvoeren

De organisaties van de events vraagt specifieke controles op de geldigheid van de ingeschreven voertuigen en de piloten. Daarnaast zijn wij verplicht om de persoonsgegevens te verwerken om de kwaliteit van de rally’s te garanderen. Zonder deze specifieke contractuele verplichtingen is Zoute Events niet in staat om de events te organiseren. In dit verband verwijzen we eveneens naar de Algemene Voorwaarden en Reglement van Zoute Events.

3.3 Zoute Events heeft jouw toestemming om met jou te communiceren

Wij hebben als commercieel bedrijf een aantal gerechtvaardigde belangen die de basis zijn voor de verwerking van de persoonsgegevens. Daarbij letten we op dat er een goed evenwicht bestaat tussen uw recht op privacy en de gerechtvaardigde belangen van Zoute Events. Mocht je toch nog bezwaren hebben tegen de verwerkingen onder deze basisgrond dan kan je bezwaar indienen tegen deze verwerkingen.

Zoute Events heeft jou toestemming bekomen om met jou te communiceren via onze elektronische nieuwsbrieven. Dit akkoord heeft u gegeven door op onze website het daartoe bestemde vakje aan te vinken. Mocht je toch onze commerciële communicaties niet langer wensen te ontvangen dan kan je jouw toestemming altijd intrekken.

3.4 Zoute Events moet als bedrijf kunnen functioneren

Wij hebben als commercieel bedrijf een aantal gerechtvaardigde belangen die de basis zijn voor de verwerking van de persoonsgegevens. Daarbij letten we op dat er een goed evenwicht bestaat tussen uw recht op privacy en de gerechtvaardigde belangen van Zoute Events. Mocht je toch nog bezwaren hebben tegen de verwerkingen onder deze basisgrond dan kan je bezwaar indienen tegen deze verwerkingen.

Een vlotte organisatie van de persaccreditaties valt onder ons gerechtvaardigd belang om te ondernemen. Hieronder valt onder andere het versturen van de uitnodigingen naar de journalisten (zowel elektronisch als per post), telefonische contacten onderhouden, toegangscontrole op de persconferentie en de verschillende events.

3.5 Zoute Events verkoopt jouw persoonsgegevens niet

Wij verkopen, huren of geven uw persoonsgegevens niet door aan derden voor hun eigen gebruik.

4. Welke persoonsgegevens verwerken we van jou en waarom?

We verwerken jouw persoonsgegevens die je graag met ons deelt onder andere door jouw vragen die je stelt via ons contactformulier op de website, jouw inschrijving op onze nieuwsbrief, het overhandigen van jouw business kaartje, events, contacten met onze vertegenwoordigers op andere ogenblikken.

4.1 Van onze piloten

Om jou te identificeren, verwerken we de volgende gegevens: naam, voornaam, adres, geslacht, geboortedatum, nationaliteit, telefoonnummer, GSM nummer, taal, e-mailadres, bankrekeningnummer

Om de mogelijkheid te hebben de nodige controles uit te voeren of het voertuig en/of de (co)-piloot aan de events mogen deelnemen, de kwaliteit van de rally te bewaken : Federatie Rally Pass, Nummer Rally Pass, Auto Federatie Identificatiefiche, Autonummer Identificatiefiche, Auto Chassisnummer, Auto nummerplaat.

Om jou te contacteren gebruiken we telefoonnummer, GSM nummer, taal, e-mailadres

4.2 Van de genodigden van onze partners en sponsors

Om jou te identificeren en om mee te communiceren, verwerken we de volgende gegevens: naam, voornaam, aanspreking, GSM nummer, taal, e-mailadres,

4.3 Van de individuele personen

Ook individuele personen zijn in de mogelijkheid om onze events te bezoeken. Om jou te identificeren en om mee te communiceren, verwerken we de volgende gegevens: naam, voornaam, aanspreking, GSM nummer, taal, e-mailadres,

4.4 Van de journalisten

We zijn heel tevreden dat de pers met plezier verslag wenst uit te brengen van onze events. Om de organisatie van de persaccreditaties in goede banen te leiden verwerken we de volgende informatie van jou als journalist : aanspreking, naam, voornaam, land, telefoon- en gsm-nummer, e-mailadres en geboortedatum.

4.5 Van onze zakelijke relaties

Onze zakelijke relaties zijn onze klanten, sponsors, partners, prospecten en leveranciers. Zoute Events verwerkt de persoonsgegevens van betrokkenen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee zaken worden gedaan. Doel voor deze verwerking is het verstrekken van informatie over onze events, ons aanbod en om zakelijke relaties te onderhouden. Om jou te contacteren en te identificeren, voor ons klanten- en leveranciers beheer verwerken we de volgende gegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, GSM nummer, taal, e-mailadres, functie, BTW nummer en financiële gegevens.

5. Over delen en bewaren van jouw persoonsgegevens

5.1 Wie kan jouw persoonsgegevens verwerken

Alleen personen die van ons daartoe de toestemming hebben voor gekregen en enkel als ze deze gegevens nodig hebben om hun taken uit te voeren. Voor de verwerking van de persoonsgegevens doen we een beroep op verschillende verwerkers. Dit zijn onze onderaannemers die in onze opdracht aan persoonsgegevensverwerking doen. Zoute Events werkt enkel met verwerkers die dezelfde veiligheden op technisch en operationeel vlak garanderen.

5.3 We bewaren jouw gegevens niet oneindig

Zoute Events gebruikt je persoonsgegevens met een duidelijk doel voor ogen. Wanneer dit doel bereikt is, worden de gegevens verwijderd. Het uitgangspunt voor het bijhouden van je persoonsgegevens is de wettelijke bewaartermijn. Om de events kwalitatief te organiseren is een minimum aantal deelnemers vereist. Om een zo breed mogelijk aantal potentiële kandidaten te bereiken bewaren wij uw persoonsgegevens tot 10 jaar na uw laatste deelneming. De persoonsgegevens van onze zakelijke relaties bewaren we initieel 10 jaar. Mocht er in deze periode een contact geweest zijn tussen de contactpersonen van onze klanten, leveranciers, prospecten en Zoute Events dan gaat vanaf dit contact opnieuw een periode van 10 jaar in.

 

20/06/2018