1. La protection de votre vie privée compte

Nous attachons une grande importance à la protection de votre vie privée. Nous avons à cœur de traiter vos données à caractère personnel de façon intègre, correcte et transparente, dans le respect de la loi. Dans le présent document, qui constitue notre politique de confidentialité, nous vous exposons comment nous procédons au traitement de vos données à caractère personnel, en précisant la nature de ces données. Le terme « traitement » englobe la collecte, l’enregistrement, l’organisation, le stockage, la mise à jour, la modification, la récupération, la consultation, l’utilisation, la distribution ou la mise à disposition de quelque manière que ce soit, la mise en commun, la combinaison, l’archivage, l’effacement ou, enfin, la destruction. Lorsque nous parlons de « vous », nous désignons le (futur) client de notre entreprise, le participant à nos événements, toute autre partie concernée ou toute personne appartenant à une entreprise avec laquelle nous sommes en contact.

1.1. Note liminaire

Nous vous recommandons de lire attentivement le présent document de sorte que vous puissiez prendre connaissance des raisons et des buts pour lesquels nous traitons vos données. Vous y apprendrez de surcroît quels sont vos droits et comment les exercer. Notre politique de confidentialité est sujette à modification. Vous trouverez toujours la dernière version sur notre site web : https://www.zoute-events.be.

1.2. À propos de Zoute Events

Établie Natiënlaan, 125 à 8300 Knokke-Heist, Zoute Events est une société active en Belgique qui assume la responsabilité du traitement de vos données à caractère personnel.

1.3. Nous contacter

Pour toute question liée à la protection de votre vie privée ou si vous souhaitez adapter vos paramètres de confidentialité ou exercer vos droits, vous pouvez nous contacter par les moyens suivants :

  • par courrier à l’adresse Natiënlaan, 125 à 8300 Knokke-Heist ;
  • par courriel à l’adresse info@zoute-events.be.

1.4. Principale autorité de contrôle de Zoute Events

En ce qui concerne Zoute Events, l’autorité de contrôle belge est la principale autorité de contrôle : Rue de la Presse, 35 à 1000 Bruxelles, +32 (0)2 274 48 00 / Contact@apd-gba.be

 

2. Votre droit à la protection de la vie privée

Vous disposez de nombreux droits dans le cadre de la protection de vos données à caractère personnel. Ainsi, lorsque vous donnez votre consentement à Zoute Events, vous possédez également le droit de le retirer à tout moment.

2.1. Droit de regard sur les données à caractère personnel

Vous disposez d’un droit de regard sur les données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet, de même que sur la finalité du traitement de vos données, l’endroit où elles ont été collectées et les parties auxquelles elles sont transmises. De la même manière, vous disposez du droit de savoir pendant combien de temps nous conservons vos données et si nous envisageons de les transmettre à un pays situé en dehors de l’Union européenne. Nous nous engageons à vous fournir les renseignements demandés par écrit ou par voie électronique dans un délai raisonnable.

2.2. Droit à la correction des données

Il peut arriver que les données que nous traitons à votre sujet ne soient pas ou plus correctes. Vous disposez à tout moment du droit de faire corriger les données incorrectes ou de compléter vos données.

2.3. Droit à l’effacement

Si vous estimez que nous traitons vos données à caractère personnel de façon illicite, vous pouvez exiger de les faire supprimer. Toutefois, cette demande de suppression de vos données à caractère personnel est susceptible d’être refusée par Zoute Events, moyennant justification. Par exemple pour exercer ou défendre des droits en justice ou en raison d’une obligation légale imposant la conservation de certaines données.

2.4. Droit à la limitation du traitement des données

Vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel si vous soupçonnez que lesdites données sont incorrectes, que leur traitement est illicite ou si vous n’acceptez pas que nous traitions vos données dans notre intérêt légitime (voir article 3.3). Nous accéderons à votre demande, à moins qu’il n’existe des raisons impérieuses s’y opposant, notamment pour prévenir les fraudes et les défauts de paiement.

2.5. Droit d’opposition

Vous disposez du droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel. Nous mettrons alors un terme audit traitement, sauf si celui-ci se révèle nécessaire pour assurer le respect de la législation sociale et fiscale, garantir la défense des intérêts d’un tiers ou constater, exercer ou défendre des droits en justice. 

2.6. Droit à la portabilité des données

Vous disposez du droit de nous demander de transmettre à un tiers les données à caractère personnel que vous nous avez fournies.

2.7. Droit d’introduire une réclamation

Si vous n’êtes pas d’accord avec notre position, vous pouvez vous adresser à l’Autorité belge de protection des données. Vous disposez également du droit d’y introduire une réclamation. Les données de contact de l’Autorité de protection des données figurent au point 1.4.

2.8. Identification du demandeur

Vous pouvez exercer vos droits sur le traitement de vos données à caractère personnel en soumettant une demande écrite à cet effet :

  • par courrier à l’adresse Natiënlaan, 125 à 8300 Knokke-Heist ;
  • par courriel à l’adresse info@zoute-events.be.

Veillez toujours à être aussi précis que possible lorsque vous souhaitez exercer vos droits de sorte que nous puissions répondre correctement à votre requête. Afin d’éviter que quelqu’un d’autre n’exerce vos droits à votre place, nous nous efforçons toujours de vérifier le mieux possible votre identité. Dès lors, toute demande doit être systématiquement accompagnée d’un document attestant que l’identité du demandeur correspond à la vôtre. Une copie de votre carte d’identité jointe à la demande fera l’affaire. Veillez cependant à anonymiser votre photo d’identité, votre numéro de carte d’identité, etc. au marqueur noir afin de protéger votre vie privée. Si nous estimons que le document fourni ne constitue pas une preuve suffisante, nous vous en avertirons. Nous nous réservons le droit ne pas accéder à votre demande jusqu’à ce qu’une preuve jugée suffisante nous soit fournie.

3. Pourquoi souhaitons-nous traiter vos données à caractère personnel ?

3.1. Afin de permettre à Zoute Events de se conformer à ses obligations légales

Dans certains cas, nous sommes légalement obligés de traiter vos données à caractère personnel. Il s’agit principalement des cas suivants :

  • afin d’assurer le respect du droit fiscal et commercial
  • afin de vérifier votre identité lors de nos événements
  • Nous pourrions par ailleurs nous trouver dans l’obligation de transmettre vos données à caractère personnel à une autorité ou à d’autres tiers, par exemple lorsqu’une obligation légale ou l’exécution d’une mission d’intérêt public l’exige.

3.2. Afin de permettre à Zoute Events d’exécuter le contrat qui vous lie à elle

L’organisation des événements exige des vérifications spécifiques quant à la validité des véhicules et la conformité des pilotes inscrits. Parallèlement, nous nous voyons également contraints de traiter vos données à caractère personnel pour garantir la qualité des rallyes. Sans ces obligations contractuelles spécifiques, Zoute Events serait dans l’incapacité d’organiser ces événements. Nous vous renvoyons à cet égard également aux conditions générales et au règlement de Zoute Events.

3.3. Afin de donner votre consentement à Zoute Events pour vous contacter

En notre qualité d’entreprise commerciale, nous possédons un certain nombre d’intérêts légitimes qui constituent la base pour le traitement de vos données à caractère personnel. Ce faisant, nous veillons à conserver un équilibre entre votre droit à la protection de la vie privée et les intérêts légitimes de Zoute Events. Si vous avez tout de même des objections quant au traitement de vos données au titre de ce motif de base, vous pouvez vous opposer au traitement de vos données. Zoute Events a obtenu votre consentement afin de vous contacter par le biais de bulletins d’information électroniques. Vous avez donné ledit consentement sur notre site web en cochant la case correspondante. Toutefois, si vous ne souhaitez plus recevoir de communications commerciales de notre part, vous disposez à tout moment du droit de retirer votre consentement.

3.4. Afin de permettre à Zoute Events de fonctionner en tant qu’entreprise

En notre qualité d’entreprise commerciale, nous possédons un certain nombre d’intérêts légitimes qui constituent la base pour le traitement de vos données à caractère personnel. Ce faisant, nous veillons à conserver un équilibre entre votre droit à la protection de la vie privée et les intérêts légitimes de Zoute Events. Si vous avez tout de même des objections quant au traitement de vos données au titre de ce motif de base, vous pouvez vous opposer au traitement de vos données. La bonne organisation des accréditations pour la presse fait partie de notre intérêt légitime d’entreprendre. Cela comprend notamment les invitations aux journalistes (aussi bien par voie électronique que par voie postale), le maintien de contacts téléphoniques ainsi que le contrôle de l’accès aux conférences de presse et aux différents événements.

3.5. Zoute Events ne vend pas vos données à caractère personnel

Nous ne vendons, ne louons et ne transmettons pas vos données à caractère personnel à des tiers pour leur propre usage.

4. Quelles sont les données à caractère personnel que nous traitons et à quelles fins ?

Les données à caractère personnel que nous traitons sont celles que vous acceptez de partager avec nous entre autres par le biais des questions que vous nous posez via le formulaire de contact sur notre site web, votre inscription à notre bulletin d’information, la remise de votre carte de visite, votre participation à nos événements et les contacts que vous entretenez avec nos représentants à d’autres moments.

4.1. Pilotes

Afin de vous identifier, nous traitons les données suivantes vous concernant : nom, prénom, adresse, sexe, date de naissance, nationalité, numéros de téléphone et de GSM, langue, adresse électronique, numéro de compte bancaire. Afin de pouvoir effectuer les contrôles nécessaires en ce qui concerne le véhicule et/ou le/la (co)pilote et de garantir la qualité du rallye, nous traitons les données suivantes : Rally Pass délivré par la Fédération, numéro de Rally Pass, fiche d’identification de la Fédération automobile, numéro de véhicule sur la fiche d’identification, numéro de châssis du véhicule, numéro de plaque du véhicule. Afin de vous contacter, nous utilisons les données suivantes : numéros de téléphone et de GSM, langue, adresse électronique.

4.2. Invités de nos partenaires et sponsors

Afin de vous identifier et de vous contacter, nous traitons les données à caractère personnel suivantes : nom, prénom, civilité, numéro de GSM, langue, adresse électronique.

4.3. Particuliers

Les particuliers, aussi, peuvent assister à nos événements. Afin de vous identifier et de vous contacter, nous traitons les données à caractère personnel suivantes : nom, prénom, civilité, numéro de GSM, langue, adresse électronique.

4.4. Journalistes

Nous sommes ravis de constater que la presse souhaite rendre compte de nos événements. Afin de mener à bien l’organisation des accréditations pour la presse, nous traitons les données à caractère personnel suivantes en ce qui concerne les journalistes : civilité, nom, prénom, pays, numéros de téléphone et de GSM, adresse électronique et date de naissance.

4.5. Relations commerciales

Nos relations commerciales se composent de nos clients, sponsors, partenaires, prospects et prestataires. Zoute Events traite les données à caractère personnel des personnes concernées employées par les entreprises avec lesquelles elle collabore. L’objectif du traitement desdites données consiste à fournir des informations sur nos événements et notre offre ainsi qu’à entretenir nos relations commerciales. Afin de vous identifier et de vous contacter, dans le cadre de la gestion de nos clients et prestataires, nous traitons les données suivantes : nom, prénom, adresse, numéros de téléphone et de GSM, langue, adresse électronique, fonction, numéro de TVA et données financières.

5. Partage et conservation de vos données à caractère personnel

5.1. Qui traite vos données à caractère personnel ?

Uniquement les personnes auxquelles nous avons délivré une autorisation à cet égard et seulement si elles ont besoin de ces données pour accomplir leurs tâches. Pour le traitement des données à caractère personnel, nous faisons appel à plusieurs prestataires. Il s’agit de sous-traitants chargés de traiter les données à caractère personnel en notre nom. Zoute Events ne travaille qu’avec des sous-traitants capables de garantir les mêmes normes de sécurité sur le plan technique et opérationnel.

5.2. Durée de conservation de vos données

Zoute Events exploite vos données à caractère personnel dans un but précis. Une fois ce but atteint, vos données sont supprimées. Le principe qui régit la durée de conservation de vos données est le délai de conservation légal. Afin d’organiser les événements de manière qualitative, un nombre minimum de participants est requis. Dès lors, pour atteindre le plus grand nombre de candidats potentiels, nous conservons vos données à caractère personnel jusqu’à dix ans après votre dernière participation. En ce qui concerne les données de nos partenaires commerciaux, nous les conservons initialement pour une période de dix ans. Si, au cours de cette période initiale, un nouveau contact a lieu entre les personnes de contact de nos clients, prestataires et prospects d’une part et Zoute Events d’autre part, une nouvelle période de dix ans commence à compter dudit contact.

 

20/06/2019